Als je bij ons besteld, zowel online als in onze winkels dan hebben we bepaalde gegevens van je nodig. We doen er alles aan om de betrouwbaarheid, veiligheid en integriteit van de door ons verzamelde gegevens te waarborgen. Hieronder leggen we uit wanneer we welke gegevens van je nodig hebben en wat we ermee doen.

Heb je vragen over de informatie hierboven, stuur je vraag naar privacy@mantel.com.

1. Voor- en achternaam
2. Adres en woonplaats
3. Telefoonnummer
4. Betaalgegevens en factuur
5. IP-adres
6. E-mailadres
7. Serienummers

Als je bij ons online of in een van onze winkels een product koopt hebben we natuurlijk wat gegevens van je nodig om te verwerken in onze administratie. Datzelfde geldt natuurlijk ook voor het sturen van een factuur, maken van een afspraak in onze werkplaats of bij het maken van een speciale bestelling.

Voor- en achternaam

Onze klanten zijn onze fietsvrienden. En vrienden spreek je aan met de voornaam. Je achternaam is onder andere voor op je factuur en de bezorger.

Adres en woonplaats

We vermelden je adres en woonplaats op je factuur en gebruiken dit ook als bezorgadres. Deze gegevens kunnen achteraf niet meer aangepast worden.

Telefoonnummer

We vragen je telefoonnummer alleen als we dat echt nodig hebben. Zoals bijvoorbeeld bij een reparatie, om je te kunnen bellen over de kosten en je een sms te sturen als je fiets klaar is. Of bijvoorbeeld bij het bestellen van een fiets, dan contacteert de bezorger je over het tijdvak wanneer je fiets geleverd gaat worden. We bellen je natuurlijk alleen als dat echt niet anders kan.

Betaalgegevens en factuur

Voor al onze betalingen maken we gebruik van een beveiligde betaalomgeving. Je wilt natuurlijk niet dat deze gegevens op straat komen te liggen. Als je per overboeking betaalt dan worden je gegevens in onze administratie opgeslagen en aan je bestelling gekoppeld. Zodat we weten welke bestelling er precies betaald is.

Wanneer je een online betaling bij ons doet, dan sturen we je gegevens vanuit onze beveiligde omgeving rechtstreeks naar Adyen. Adyen voert onze creditcardbetalingen uit en laat ons weten of je betaling gelukt is. Wij hebben geen inzicht in jouw creditcard gegevens.

Als je betaalt in onze winkels bij een van onze kassa’s dan wordt je betaling verwerkt in ons kassasysteem Vendit en gekoppeld aan onze administratie.

De volgende gegevens vermelden wij op je factuur: je voor- en achternaam, adres en woonplaats, factuurnummer en bestelnummer. Deze gegevens kunnen achteraf niet meer aangepast worden.

IP-adres

Je IP-adres onthouden we zodat we al onze klanten een veilige winkelervaring kunnen bieden.

E-mailadres

Je e-mailadres is ons belangrijkste communicatiemiddel. Hierop krijg je de bevestiging van je bestelling, de afleverinformatie en je factuur. En als je je hebt ingeschreven voor een ‘op voorraad notificatie’ dan krijg je een e-mail wanneer het product weer op voorraad is.

Serienummers

Er zijn producten waarvan wij de serienummers en/of framenummers vastleggen in onze administratie. Dit zijn handige identificatienummers bij diefstal, maar ook als er een terugroepactie is vanuit een fabrikant bijvoorbeeld.

1. Voor- en achternaam
2. Adres en woonplaats
3. Telefoonnummer
4. E-mailadres

Om je pakket op de het goede adres te laten belanden hebben wij en onze bezorgpartners wat gegevens van je nodig. Wat willen we van je weten?

Voor- en achternaam

Onze klanten zijn onze fietsvrienden. En vrienden spreek je aan met de voornaam. Je achternaam is onder andere voor op je factuur en de bezorger.

Adres en woonplaats

Onze bezorgers moeten natuurlijk wel weten waar ze precies moeten zijn.

Telefoonnummer

Is optioneel en hoef je dus niet perse in te vullen, maar is wel erg handig als we je toch even moeten contacteren in het geval van onduidelijkheden die optreden bij de levering van je pakket.

E-mailadres

Per e-mailadres sturen wij jou de informatie om de bezorging van je bestelling te volgen. In sommige gevallen sturen we ook een aparte mail waarop je een afleverafspraak in kunt plannen.

1. Bestelnummer
2. E-Mailadres

Als je je product retourneert dan hebben we wat gegevens nodig om te weten dat het product door jou is opgestuurd. En als we je de beste oplossing voor een garantiegeval willen aanbieden, zoals het repareren of vervangen van een product, dan hebben we natuurlijk ook wat extra informatie van je nodig.

Bestelnummer

Met je bestelnummer kunnen we terugvinden wat je bij ons besteld hebt en wanneer.

E-Mailadres

Met het e-mailadres verifiëren we of de bestelling en het bestelnummer bij elkaar horen. Zo weten we zeker dat niet iemand een retour of garantie aanmeldt terwijl hij het product nooit gekocht heeft bij ons.

Extra gegevens

1. Voor- en Achternaam
2. Adres en woonplaats
3. Telefoonnummer
4. E-mailadres
5. Productinformatie

Wil je bij ons een product voor garantie indienen dat bijvoorbeeld nog niet op naam staat, of misschien zelfs niet bij ons gekocht is, dan hebben we wat extra gegevens nodig om je zo goed mogelijk verder te helpen. We maken dan een klantaccount voor je aan met de volgende gegevens.

Voor- en Achternaam

We willen natuurlijk wel weten wie onze klant is.

Adres en woonplaats

Onze bezorgers moeten natuurlijk wel weten waar ze precies moeten zijn.

Telefoonnummer

Soms bellen we om je te informeren over de oplossing.

E-mailadres

Via je e-mailadres houden we je op de hoogte van de status van je reparatie, stellen we je vragen over extra informatie en kunnen we je bijvoorbeeld ook een betaallink sturen mochten er extra kosten aan verbonden zijn.

Productinformatie

Indien nodig vragen we je om extra informatie van je product, zoals serienummers, framenummers en typenummers.

Het is ook mogelijk om fietsen bij ons in te ruilen. Wanneer je een fiets bij ons inruilt dan zijn we volgens het Digitaal Opkopers Register verplicht om een aantal gegevens te noteren.

Productinformatie

Merk, type en framenummer vullen wij in en die worden doorgestuurd naar de database van het Digitaal Opkopers Register om te controleren of de fiets bij de politie niet als gestolen te boek staat.

1. Voor- en Achternaam
2. Factuur- en bezorgadres
3. Telefoonnummer
4. E-mailadres
5. Wachtwoord
6. Bestel-, retour- en garantienummer
7. Factuur

Een account is natuurlijk super handig. We bewaren hierin de gegevens van je eerdere bestellingen, retouren, garanties en e-mailvoorkeuren. En natuurlijk je persoonlijke gegevens, zodat je die niet iedere keer opnieuw hoeft in te vullen.

De volgende gegevens staan in je account:

Voor- en achternaam

Graag weten we wie we toe kunnen voegen aan onze fietsvrienden.

Factuur- en bezorgadres

We vermelden je adres en woonplaats op je factuur en gebruiken dit ook als bezorgadres. Deze gegevens kunnen achteraf niet meer aangepast worden. Je kan wel voor het plaatsen van een nieuwe bestelling een gewijzigd bezorgadres opgeven. Deze zal hier ook bewaard worden.

Telefoonnummer

Moet niet, mag wel. Maar vaak wel handig als we je willen contacteren.

E-mailadres

Dit is tevens je gebruikersnaam om in te loggen in je Mantel-account.

We gebruiken je e-mailadres ook om je persoonlijke en algemene e-mails te sturen. Krijg je liever geen e-mails meer? Dan kan je je voorkeuren aanpassen in je account of je uitschrijven via de afmeldlink onderaan in de mails zelf.

Wachtwoord

Je wachtwoord wordt versleuteld opgeslagen. Die kunnen wij zelfs niet ontcijferen.

Bestel-, retour- en garantienummer

Het overzicht van je bestellingen houden we bij en slaan we op, zodat we terug kunnen vinden wat je bij ons besteld hebt en wat de status van deze bestelling is.

Factuur

Op onze facturen staan de volgende gegevens: voor- en achternaam, adres en woonplaats, factuurnummer, klantnummer en bestelnummer. De factuur kan je achteraf niet meer aanpassen.

Om je zo snel en goed mogelijk te helpen vragen we vaak naar een bestelnummer, transactienummer, naam, e-mailadres of een telefoonnummer. Zo komen we snel uit bij je gegevens en kunnen we je ook goed verder helpen.

En om ervoor te zorgen dat jij je verhaal niet meer dan één keer hoeft te vertellen maken we notities en slaan we die op. Wanneer je een andere medewerker van ons te spreken krijgt, kan die meteen zien waarover het gaat.

Wanneer je op onze website komt dan herkennen we je als unieke bezoeker en houden we gegevens bij over je gedrag. Zo bekijken we welke pagina’s je bezoekt, op welke links je klinkt, welke filters je gebruikt. Dit slaan we centraal op, zodat we dit allemaal kunnen analyseren om onze website nog beter te maken.

Daarbij gebruiken we het ook om je advertenties op onze website of die van derden te laten zien die relevant voor je zijn. Zo zie je dus geen damesshirt als je een man bent. En geen racefietsbanden als je net op zoek bent naar mountainbikebanden.

We gaan natuurlijk zorgvuldig met je data om. En als we hier derde partijen bij betrekken, dan zorgen we dat zij dat ook doen.

We gebruiken ook cookies om je beter als klant te leren kennen. Op onze cookie pagina kun je zien welke cookies er allemaal zijn. Wil je niuet dat we cookies voor je gebruiken, dan kun je de cookies ook verwijderen en zien wij je niet meer als unieke bezoeker en krijg je dus ook geen persoonlijke advertenties meer.

Nieuwsbrieven versturen we alleen met jouw toestemming. Mocht je geen zin meer hebben in nieuwsbrieven dat kun je jezelf uitschrijven met de link onderaan iedere nieuwsbrief.

Naast onze algemene nieuwsbrieven sturen we ook persoonlijke nieuwsbrieven die aangepast zijn op je interesses en wat je al eerder bij ons gekocht hebt. Zo zorgen we ervoor dat de nieuwsbrief zo relevant mogelijk voor je is.

Reviews zijn heel belangrijk voor ons. We halen er waardevolle verbeterpunten uit om je als klant een nog betere service te kunnen bieden. Daarbij help je met een productreview ook nog eens andere klanten met hun keuze.

Nadat je bij ons een product hebt gekocht sturen we jou een mail met een verzoek om ons en onze producten te beoordelen. Ook als je contact gehad hebt met onze klantenservice krijg je een verzoek om aan te geven hoe de afhandeling hiervan is geweest.

Wil je deze mails liever niet? Stuur een mail naar privacy@mantel.com en wij zorgen ervoor dat je geen review uitnodigingen ontvangt.

Bestelnummer

Met je bestelnummer zorgen we ervoor dat jouw bestelling gekoppeld is aan jouw beoordeling van een product. Zo weten we zeker dat je alleen een review achterlaat bij een product dat je ook bij ons hebt gekocht.

Als je onze website bezoekt en op één van onze producten klikt, dan krijg je van ons cookies. Met een cookie kunnen we je je gedrag volgen op onze website. Zo zien we bijvoorbeeld welke producten je aanklikt of bestelt. Op basis van deze interesses kunnen we relevante advertenties laten zien.

Meer weten over cookies of het aanpassen van je instellingen? Bekijk onze cookie-pagina.

Ook op social media zijn we actief. Facebook, Twitter, Instagram. En je kunt ook nog filmpjes van ons bekijken op Youtube. We tonen je op deze kanalen relevante producten of aanbiedingen op basis van de interesse die je hebt op deze kanalen. Je klantgegevens worden echter nooit gedeeld met één van deze partijen.

Als we een actie organiseren dan hebben we natuurlijk wel gegevens nodig om je als winnaar te kunnen contacteren. Hierbij kunnen we vragen om een naam en een e-mailadres.

In onze winkels hangen camera’s. Die zijn er voor je eigen veiligheid en natuurlijk voor onze medewerkers en producten. Camerabeelden van onze winkels bewaren we niet langer dan 4 weken. Tenzij we iets verdachts zien dat we verder moeten onderzoeken of we de beelden langer moeten bewaren vanwege een andere wettelijke verplichting.

1. Wat zijn de juridische gronden voor het gebruik van jouw gegevens?
2. Wie heeft toegang tot je gegevens?
3. Waar worden jouw gegevens opgeslagen?
4. Hoe lang bewaren we je gegevens?
5. Wat zijn je rechten?
6. Heb je vragen of klachten?

Wat zijn de juridische gronden voor het gebruik van jouw gegevens?

Volgens de privacywetgeving moeten we vertellen voor welke op welke juridische gronden we gegevens van je nodig hebben. De belangrijkste is dat sommige gegevens noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de overeenkomst. Daarbij hebben we alleen de gegevens verplicht gemaakt die we ook daadwerkelijk nodig hebben om je bestelling met goed gevolg af te ronden.

Daarnaast kunnen we je gegevens ook gebruiken bij gerechtvaardigd belang. Ons belang is om je als klant de meest optimale en beste service te bieden. Zo krijg je bijvoorbeeld uitnodigingen voor reviews, zodat we onze service nog beter kunnen maken. En kan onze klantenservice naar andere gegevens vragen of je te voorzien van het beste persoonlijke advies.

Ook hebben we wettelijke verplichtingen om fraude te voorkomen. Zo zijn we verplicht om een register bij te houden van wie we tweedehands fietsen ingeruild krijgen, om heling te voorkomen.

Soms heb je ons zelf toestemming gegeven om extra gegevens te gebruiken, zoals wanneer je je aanmeldt voor onze nieuwsbrieven. Deze toestemming slaan we natuurlijk op, zodat we zeker weten dat je dit ook echt wilt.

Wie heeft toegang tot je gegevens?

Belangrijk is dat we alleen gegevens doorgeven aan andere partijen als dat nodig is voor onze dienstverlening. En natuurlijk alleen de gegevens die echt nodig zijn. Het gaat dan om onze bezorgpartners, zij moeten natuurlijk weten waar ze het pakket af moeten leveren. Alsook leveranciers voor garantie en reparatie. Betaalpartners, IT-dienstverleners en partijen die reviews voor ons verzamelen.

Partijen die toegang krijgen tot je gegevens mogen deze alleen gebruiken om je een dienst te leveren namens Mantel. We verkopen je gegevens dan ook nooit aan derden.

Waar worden jouw gegevens opgeslagen?

We slaan je gegevens op in verschillende databases. We hanteren altijd strenge beveiligingsmaatregelen. Je gegevens worden bijna altijd opgeslagen binnen de Europese Unie. In het uitzonderlijke geval dat klantgegevens worden doorgegeven naar landen buiten de Europese Unie, zorgen we ervoor dat jouw privacy op een passende manier beschermd blijft. Voor een aantal landen is dit officieel vastgesteld. Sommige Amerikaanse partijen hebben zich geregistreerd onder het Privacy Shield dat voldoende bescherming biedt. Of we werken met officiële modelcontracten die speciaal zijn opgesteld om jouw privacy te waarborgen.

Hoe lang bewaren we je gegevens?

• Waar mogelijk bewaren we je gegevens natuurlijk geanonimiseerd.
• Camerabeelden van onze winkels bewaren we niet langer dan 4 weken. Tenzij we iets verdachts constateren en er mogelijk sprake is van fraude.
• Van de Belastingdienst moeten we onze administratie met jouw factuur-, betaal- en bestelgegevens 7 jaar bewaren.
• Als je jouw product door Mantel laat repareren of vervangen, bewaren we jouw melding en contactgegevens 7 jaar.
• Als je je hebt ingeschreven voor de nieuwsbrief of toestemming hebt gegeven voor het ontvangen van gepersonaliseerde berichten, dan bewaren we die toestemming 5 jaar lang. Ook als je op een gegeven moment beslist dat je de nieuwsbrief of gepersonaliseerde berichten niet meer wilt ontvangen, bewaren we het intrekken van je verzoek.

Wat zijn je rechten?

Wil je meer informatie hebben, je gegevens wijzigen of je e-mail voorkeuren aanpassen? Dat kan, het meeste kun je wijzigen in je eigen account. Wil je je account verwijderen? Neem dan even contact op met onze klantenservice via 059-280121.

Het kan zo zijn dat we aanvullende informatie vragen om zeker te weten dat jij het bent die een verzoek doet. Het zou vervelend zijn als iemand anders zich voordoet als jou.

Heb je vragen of klachten?

Voor vragen of klachten hebben we een speciaal emailadres: privacy@mantel.com. Ook kun je ons natuurlijk per post contacteren.

Wanneer je niet tevreden bent over hoe Mantel omgaat met jouw privacy kan je contact opnemen met de privacy-autoriteit.